Empfehlungsschreiben für eine Studentische Hilfskraft: Ein Leitfaden

Ein Empfehlungsschreiben für eine studentische Hilfskraft (HiWi) ist ein wichtiges Dokument, das die Fähigkeiten, das Engagement und die Persönlichkeit des Studenten/der Studentin hervorhebt. Es dient als Türöffner für zukünftige akademische oder berufliche Chancen. Als Verfasser dieses Schreibens tragen Sie eine Verantwortung, die weit über eine bloße Formalität hinausgeht. Ein gut formuliertes Empfehlungsschreiben kann den entscheidenden Unterschied machen.

Warum ist ein Empfehlungsschreiben wichtig?

Studentische Hilfskräfte leisten einen wertvollen Beitrag zu Forschungsprojekten, Lehrveranstaltungen und administrativen Aufgaben an Universitäten und Hochschulen. Sie gewinnen dabei wichtige Kompetenzen, die für ihre weitere Karriere von Bedeutung sind. Ein Empfehlungsschreiben dient als:

• Anerkennung der Leistung: Es würdigt die geleistete Arbeit und das Engagement des Studenten/der Studentin.
• Nachweis von Kompetenzen: Es belegt die erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse, die im Rahmen der Tätigkeit als HiWi erworben wurden.
• Türöffner für zukünftige Chancen: Es unterstützt den Studenten/die Studentin bei Bewerbungen für Praktika, Stipendien, Masterstudiengänge oder den Berufseinstieg.
• Bestätigung der Persönlichkeit: Es gibt Aufschluss über die Soft Skills, wie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Lernbereitschaft.

Wer kann ein Empfehlungsschreiben verfassen?

In der Regel wird ein Empfehlungsschreiben von demjenigen verfasst, der den Studenten/die Studentin während der Tätigkeit als HiWi direkt betreut hat. Dies kann ein Professor, ein wissenschaftlicher Mitarbeiter, ein Doktorand oder ein anderer Verantwortlicher sein. Wichtig ist, dass der Verfasser die Leistungen des Studenten/der Studentin aus erster Hand beurteilen kann.

Struktur und Inhalt eines Empfehlungsschreibens

Ein Empfehlungsschreiben sollte klar strukturiert und präzise formuliert sein. Folgende Elemente sind essenziell:

1. Briefkopf: Der Briefkopf sollte die vollständigen Kontaktdaten des Verfassers (Name, Position, Institut/Fakultät, Universität/Hochschule, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) enthalten.
2. Datum: Das Datum des Schreibens ist wichtig, da Empfehlungsschreiben in der Regel nicht älter als sechs Monate sein sollten.
3. Anrede: Die Anrede sollte so spezifisch wie möglich sein. Wenn der Adressat des Schreibens bekannt ist (z.B. der Ansprechpartner des Praktikumsunternehmens), sollte dieser persönlich angesprochen werden (“Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]”). Ist der Adressat unbekannt, kann eine allgemeine Anrede verwendet werden (“Sehr geehrte Damen und Herren”).
4. Einleitung:
   • Vorstellung des Verfassers: Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Beziehung zu dem Studenten/der Studentin.
   • Klare Empfehlung: Formulieren Sie eine deutliche Empfehlung (“Ich empfehle Herrn/Frau [Nachname] uneingeschränkt für…”).
   • Zweck des Schreibens: Erklären Sie, für welchen Zweck das Schreiben verfasst wurde (z.B. “als Unterstützung für die Bewerbung um ein Praktikum”).
   • Dauer der Zusammenarbeit: Geben Sie an, wie lange und in welchem Rahmen Sie mit dem Studenten/der Studentin zusammengearbeitet haben.
5. Hauptteil:
   • Beschreibung der Aufgaben: Beschreiben Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der Student/die Studentin während der Tätigkeit als HiWi übernommen hat. Gehen Sie auf die spezifischen Projekte und Beiträge ein.
   • Hervorhebung der Fähigkeiten: Nennen Sie konkrete Fähigkeiten und Kompetenzen, die der Student/die Studentin im Rahmen der Tätigkeit erworben oder bewiesen hat. Dies können fachliche Kompetenzen (z.B. Programmierkenntnisse, statistische Analyse, Literaturrecherche) oder überfachliche Kompetenzen (z.B. Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Problemlösungsfähigkeit) sein. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um Ihre Aussagen zu belegen (“Frau Müller zeigte ausgeprägte analytische Fähigkeiten bei der Auswertung der Umfragedaten.”).
   • Beschreibung der Persönlichkeit: Beschreiben Sie die Persönlichkeit des Studenten/der Studentin. Gehen Sie auf Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Engagement, Lernbereitschaft, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein ein. Auch hier sind konkrete Beispiele hilfreich (“Herr Schmidt arbeitete stets sehr gewissenhaft und übernahm auch kurzfristig zusätzliche Aufgaben.”).
   • Vergleich mit anderen Studenten/Studentinnen: Vergleichen Sie die Leistungen des Studenten/der Studentin mit denen anderer Studenten/Studentinnen in ähnlicher Position. Dies unterstreicht die besondere Qualifikation des Studenten/der Studentin.
   • Besondere Leistungen: Heben Sie besondere Leistungen hervor, z.B. erfolgreiche Projekte, überdurchschnittliches Engagement oder innovative Ideen.
6. Schluss:
   • Wiederholung der Empfehlung: Wiederholen Sie Ihre Empfehlung und betonen Sie nochmals Ihre Überzeugung von den Fähigkeiten des Studenten/der Studentin.
   • Angebot für Rückfragen: Bieten Sie an, für weitere Fragen zur Verfügung zu stehen.
   • Abschlussformel: Verwenden Sie eine höfliche Abschlussformel (“Mit freundlichen Grüßen”).
7. Unterschrift: Das Empfehlungsschreiben muss handschriftlich unterschrieben werden.

Formulierungstipps

Achten Sie auf eine klare, präzise und positive Formulierung. Verwenden Sie aktive Verben und vermeiden Sie passive Formulierungen. Belegen Sie Ihre Aussagen mit konkreten Beispielen. Vermeiden Sie allgemeine Phrasen und konzentrieren Sie sich auf die spezifischen Leistungen und Fähigkeiten des Studenten/der Studentin. Seien Sie ehrlich und authentisch. Übertreiben Sie nicht, aber heben Sie die Stärken des Studenten/der Studentin hervor.

Beispielhafte Formulierungen

• “Herr/Frau [Nachname] hat sich stets als äußerst zuverlässige und engagierte Hilfskraft erwiesen.”
• “Ihre/Seine Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und selbstständig Lösungen zu entwickeln, hat mich beeindruckt.”
• “Durch ihre/seine hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten trug sie/er maßgeblich zum Erfolg unseres Projekts bei.”
• “Herr/Frau [Nachname] zeigte ein hohes Maß an Eigeninitiative und war stets bereit, sich neuen Herausforderungen zu stellen.”
• “Ich bin überzeugt, dass Herr/Frau [Nachname] eine wertvolle Bereicherung für Ihr Team sein wird.”

Was sollte man vermeiden?

• Negative Aussagen: Konzentrieren Sie sich auf die positiven Aspekte und vermeiden Sie negative Aussagen.
• Allgemeine Phrasen: Vermeiden Sie allgemeine Phrasen und geben Sie konkrete Beispiele.
• Falsche Angaben: Machen Sie keine falschen Angaben und übertreiben Sie nicht.
• Unklare Formulierungen: Achten Sie auf eine klare und präzise Formulierung.
• Rechtschreib- und Grammatikfehler: Lesen Sie das Schreiben sorgfältig Korrektur, bevor Sie es abschicken.
• Verweis auf persönliche Probleme: Gehen Sie nicht auf persönliche Probleme des Studenten/der Studentin ein.

Der Prozess der Erstellung eines Empfehlungsschreibens

1. Anfrage erhalten: Der Student/die Studentin bittet Sie um ein Empfehlungsschreiben.
2. Informationen einholen: Fragen Sie den Studenten/die Studentin nach seinem/ihrem Lebenslauf, einem Anschreiben und Informationen über die Stelle oder das Programm, für das er/sie sich bewirbt. Dies hilft Ihnen, das Schreiben gezielt auf die Anforderungen abzustimmen.
3. Zeit einplanen: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um ein sorgfältiges und aussagekräftiges Schreiben zu verfassen.
4. Entwurf erstellen: Erstellen Sie einen Entwurf des Schreibens und überprüfen Sie ihn sorgfältig.
5. Korrekturlesen: Lassen Sie den Entwurf von einer anderen Person Korrektur lesen.
6. Finalisieren: Überarbeiten Sie den Entwurf und erstellen Sie die finale Version des Schreibens.
7. Unterschreiben und versenden: Unterschreiben Sie das Schreiben handschriftlich und versenden Sie es direkt an den Adressaten oder geben Sie es dem Studenten/der Studentin mit, je nach Wunsch des Adressaten.

Fazit

Ein gut formuliertes Empfehlungsschreiben ist ein wertvolles Instrument zur Förderung von studentischen Hilfskräften. Indem Sie die oben genannten Tipps und Richtlinien befolgen, können Sie ein aussagekräftiges und überzeugendes Schreiben verfassen, das den Studenten/die Studentin bei der Verwirklichung seiner/ihrer Ziele unterstützt.