Email Absage Auf Bewerbung Höflich Schreiben

Eine Absage auf eine Bewerbung zu schreiben, ist oft keine angenehme Aufgabe. Schließlich investieren Bewerber viel Zeit und Mühe in ihre Unterlagen und hoffen auf eine positive Rückmeldung. Daher ist es besonders wichtig, eine Absage höflich, respektvoll und wertschätzend zu formulieren, auch wenn es aus Unternehmenssicht vielleicht “nur” eine standardisierte Antwort ist. Eine gut formulierte Absage kann das Image des Unternehmens positiv beeinflussen und Türen für zukünftige Bewerbungen offenhalten.

Warum ist eine höfliche Absage wichtig?

• Reputation des Unternehmens: Eine respektvolle Absage vermittelt Professionalität und Wertschätzung. Bewerber teilen ihre Erfahrungen oft online oder im persönlichen Umfeld. Negative Erfahrungen können dem Ruf des Unternehmens schaden.
• Potenzielle zukünftige Bewerber: Auch wenn ein Bewerber aktuell nicht ins Profil passt, könnte er in Zukunft eine wertvolle Ressource sein. Eine höfliche Absage hält diese Möglichkeit offen.
• Mitarbeitermotivation: Eine wertschätzende Kommunikation mit Bewerbern spiegelt sich auch intern wider. Mitarbeiter sehen, dass das Unternehmen Wert auf respektvollen Umgang legt, was die Motivation und das Engagement fördern kann.
• Fairness: Bewerber haben Zeit und Mühe in ihre Bewerbung investiert. Eine ehrliche und respektvolle Rückmeldung ist fair und zeigt Wertschätzung für ihre Bemühungen.

Bestandteile einer höflichen Absage

Eine gut formulierte Absage sollte folgende Elemente enthalten:

1. Dank für die Bewerbung

Beginnen Sie mit einem Dank für das Interesse an der Position und für die Mühe, die der Bewerber in die Erstellung der Bewerbungsunterlagen investiert hat.

Beispiele:

• “Vielen Dank für Ihr Interesse an [Unternehmen] und Ihre Bewerbung auf die Position als [Position].”
• “Wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Position] bei [Unternehmen].”
• “Herzlichen Dank für Ihr Interesse an einer Karriere bei [Unternehmen] und Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen für die Position [Position].”

2. Bestätigung des Eingangs der Bewerbung

Bestätigen Sie, dass Sie die Bewerbung erhalten und sorgfältig geprüft haben.

Beispiele:

• “Wir haben Ihre Unterlagen sorgfältig geprüft.”
• “Nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Bewerbung…”
• “Wir haben Ihre Bewerbung mit großem Interesse gelesen…”

3. Begründung für die Absage (optional, aber empfehlenswert)

Auch wenn es nicht immer einfach ist, eine konkrete Begründung anzugeben, ist es hilfreich, zumindest einen allgemeinen Grund für die Absage zu nennen. Dies zeigt, dass die Bewerbung tatsächlich geprüft wurde und nicht nur eine automatisierte Antwort verschickt wird. Vermeiden Sie jedoch vage Formulierungen wie “andere Bewerber waren besser geeignet”, da diese wenig aussagekräftig sind. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf spezifische Aspekte, die nicht zum Anforderungsprofil gepasst haben, ohne den Bewerber herabzusetzen.

Beispiele:

• “Obwohl Ihre Qualifikationen sehr beeindruckend sind, haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden, dessen Profil besser zu den spezifischen Anforderungen dieser Position passt.”
• “Ihr Profil ist sehr interessant, jedoch haben wir uns im Rahmen des Auswahlprozesses für einen Bewerber mit mehr Erfahrung im Bereich [spezifischer Bereich] entschieden.”
• “Wir haben im Auswahlprozess festgestellt, dass die Anforderungen der Position in einigen Bereichen nicht vollständig mit Ihren Kompetenzen übereinstimmen.”
• “Leider konnten wir Ihnen im Rahmen dieser Ausschreibung keine positive Rückmeldung geben, da wir uns für Bewerber entschieden haben, die in Bezug auf [spezifische Fähigkeit/Erfahrung] etwas besser zum Anforderungsprofil passen.”

Wichtig: Seien Sie ehrlich, aber diplomatisch. Vermeiden Sie Aussagen, die den Bewerber persönlich angreifen oder seine Fähigkeiten in Frage stellen. Fokussieren Sie sich auf die spezifischen Anforderungen der Position und warum andere Bewerber besser gepasst haben.

4. Wertschätzung der Bewerbung

Betonen Sie, dass Sie die Bewerbung und das Interesse des Bewerbers an dem Unternehmen wertschätzen.

Beispiele:

• “Wir bedanken uns nochmals für Ihr Interesse an [Unternehmen] und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Zukunft.”
• “Wir haben Ihre Bewerbung sehr geschätzt und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Jobsuche.”
• “Wir bedanken uns für die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben, und wünschen Ihnen für Ihre berufliche Weiterentwicklung alles Gute.”

5. Optionale Hinweise (z.B. Datenbank, Initiativbewerbung)

Je nach Situation können Sie dem Bewerber anbieten, seine Unterlagen in Ihrer Datenbank zu speichern oder ihn zu ermutigen, sich initiativ zu bewerben.

Beispiele:

• “Gerne nehmen wir Ihre Unterlagen in unseren Bewerberpool auf, um Sie bei zukünftigen passenden Vakanzen zu berücksichtigen. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie damit einverstanden sind.”
• “Wir empfehlen Ihnen, unsere Karriereseite regelmäßig zu besuchen, da wir kontinuierlich neue Stellen ausschreiben. Gerne können Sie sich auch initiativ bei uns bewerben.”
• “Wir würden uns freuen, Sie bei zukünftigen passenden Ausschreibungen erneut als Bewerber begrüßen zu dürfen.”

6. Freundliche Verabschiedung

Schließen Sie die Absage mit einer freundlichen Verabschiedung.

Beispiele:

• “Mit freundlichen Grüßen”
• “Freundliche Grüße aus [Ort]”
• “Wir wünschen Ihnen alles Gute und verbleiben mit freundlichen Grüßen”

7. Kontaktdaten (optional)

Wenn Sie dem Bewerber die Möglichkeit geben möchten, Rückfragen zu stellen, können Sie Ihre Kontaktdaten angeben.

Beispiel für eine vollständige höfliche Absage

Betreff: Ihre Bewerbung als [Position]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für Ihr Interesse an [Unternehmen] und Ihre Bewerbung auf die Position als [Position].

Wir haben Ihre Unterlagen sorgfältig geprüft und uns die Entscheidung nicht leicht gemacht. Ihr Profil ist sehr interessant und Ihre Qualifikationen sind beeindruckend.

Obwohl Ihre Erfahrungen und Kenntnisse sehr gut zu unserem Unternehmen passen, haben wir uns im Rahmen des Auswahlprozesses für einen anderen Bewerber entschieden, dessen Profil in Bezug auf [spezifische Fähigkeit/Erfahrung] noch etwas besser zum Anforderungsprofil der Position passt.

Wir bedanken uns nochmals herzlich für Ihr Interesse an [Unternehmen] und die Zeit, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Jobsuche.

Gerne nehmen wir Ihre Unterlagen in unseren Bewerberpool auf, um Sie bei zukünftigen passenden Vakanzen zu berücksichtigen. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie damit einverstanden sind.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name/HR-Abteilung]

[Kontaktdaten (optional)]

Dos and Don’ts

• Do: Seien Sie ehrlich, aber diplomatisch.
• Do: Bedanken Sie sich für die Bewerbung und zeigen Sie Wertschätzung.
• Do: Geben Sie eine (allgemeine) Begründung für die Absage.
• Do: Bieten Sie gegebenenfalls an, die Unterlagen im Bewerberpool zu speichern.
• Do: Verwenden Sie eine professionelle und respektvolle Sprache.
• Don’t: Verwenden Sie vage Formulierungen wie “andere Bewerber waren besser geeignet” ohne weitere Erläuterung.
• Don’t: Machen Sie falsche Versprechungen (z.B. “Wir melden uns in Kürze”, wenn dies nicht der Fall ist).
• Don’t: Seien Sie unpersönlich oder herablassend.
• Don’t: Geben Sie detaillierte Informationen über andere Bewerber preis.
• Don’t: Verzögern Sie die Absage unnötig.

Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Absagen höflich, respektvoll und wertschätzend sind und das Image Ihres Unternehmens positiv beeinflussen.