Die E-Mail zur Weiterleitung von Unterlagen: Ein Leitfaden

Die Weiterleitung von Unterlagen per E-Mail ist ein integraler Bestandteil des modernen Arbeitsalltags. Ob es sich um Bewerbungsunterlagen, Projektberichte, Verträge oder interne Dokumente handelt, die Fähigkeit, Dokumente sicher und effizient weiterzuleiten, ist unerlässlich. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie Sie eine professionelle und effektive E-Mail zur Weiterleitung von Unterlagen verfassen.

Grundlegende Elemente einer E-Mail zur Weiterleitung von Unterlagen

Eine gute E-Mail zur Weiterleitung von Unterlagen sollte die folgenden Elemente enthalten:

• Betreffzeile: Klar und präzise, damit der Empfänger sofort den Zweck der E-Mail versteht.
• Anrede: Eine formelle oder informelle Anrede, je nach Verhältnis zum Empfänger.
• Einleitung: Eine kurze Erläuterung, warum die Unterlagen weitergeleitet werden.
• Hauptteil: Detaillierte Informationen über die weitergeleiteten Unterlagen und eventuelle Anweisungen.
• Anhangshinweis: Eine klare Kennzeichnung der angehängten Dateien.
• Schluss: Eine freundliche Verabschiedung und eventuell ein Angebot zur Unterstützung.
• Signatur: Ihre vollständigen Kontaktdaten.

Die Betreffzeile: Der erste Eindruck zählt

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht, daher ist es wichtig, sie aussagekräftig zu gestalten. Hier sind einige Beispiele für gute Betreffzeilen:

• Weiterleitung: Bewerbungsunterlagen Max Mustermann
• Weiterleitung: Projektbericht Quartal 3 – Projekt X
• Weiterleitung: Vertragsentwurf – Müller GmbH
• Interne Weiterleitung: Wichtige Dokumente zur Umsatzprognose

Vermeiden Sie allgemeine Betreffzeilen wie “Unterlagen” oder “Zur Info”. Diese sind wenig informativ und könnten dazu führen, dass die E-Mail übersehen wird.

Die Anrede: Der richtige Ton macht die Musik

Die Wahl der Anrede hängt von Ihrem Verhältnis zum Empfänger ab. Bei formellen Anlässen oder wenn Sie den Empfänger nicht gut kennen, verwenden Sie eine formelle Anrede wie:

• Sehr geehrte Frau [Nachname],
• Sehr geehrter Herr [Nachname],

Bei informellen Anlässen oder wenn Sie den Empfänger gut kennen, können Sie eine informelle Anrede verwenden, wie:

• Hallo [Vorname],
• Guten Tag [Vorname],

In manchen Fällen, insbesondere bei internen E-Mails, kann auch eine neutrale Anrede wie “Guten Tag” angemessen sein.

Die Einleitung: Der Kontext ist entscheidend

In der Einleitung sollten Sie kurz erläutern, warum Sie die Unterlagen weiterleiten. Geben Sie dem Empfänger einen Kontext, damit er die Relevanz der Dokumente besser einschätzen kann. Hier sind einige Beispiele:

• “Ich leite Ihnen die Bewerbungsunterlagen von Herrn Mustermann weiter, da Sie für die Vorauswahl der Kandidaten zuständig sind.”
• “Wie besprochen, leite ich Ihnen den Projektbericht für das dritte Quartal weiter. Dieser enthält eine Zusammenfassung der Ergebnisse und eine Analyse der Herausforderungen.”
• “Anbei finden Sie den Vertragsentwurf mit der Müller GmbH zur Prüfung. Bitte lassen Sie mir Ihre Anmerkungen bis zum [Datum] zukommen.”

Der Hauptteil: Detaillierte Informationen und Anweisungen

Im Hauptteil der E-Mail sollten Sie detaillierte Informationen über die weitergeleiteten Unterlagen geben. Erklären Sie, was die Dokumente beinhalten, warum sie wichtig sind und was der Empfänger damit tun soll. Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Beschreibung der Dokumente: Geben Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Dokumente, einschließlich des Titels, des Datums und des Autors (falls relevant).
• Zweck der Weiterleitung: Erklären Sie, warum Sie die Dokumente weiterleiten und was Sie vom Empfänger erwarten (z.B. Prüfung, Genehmigung, Information).
• Anweisungen: Geben Sie klare Anweisungen, falls der Empfänger bestimmte Aufgaben mit den Dokumenten erledigen soll (z.B. Fristen, Rückmeldungen, Weiterleitungen).
• Kontext: Stellen Sie sicher, dass der Empfänger alle notwendigen Informationen hat, um die Dokumente richtig zu verstehen und zu verwenden.

Der Anhangshinweis: Sicherheit geht vor

Es ist wichtig, im Hauptteil der E-Mail explizit auf die angehängten Dateien hinzuweisen. Dies stellt sicher, dass der Empfänger die Dokumente nicht übersieht und dass er weiß, welche Dateien er erwarten kann. Hier sind einige Beispiele:

• “Im Anhang finden Sie die Bewerbungsunterlagen von Herrn Mustermann.”
• “Anbei finden Sie den Projektbericht im PDF-Format.”
• “Die Vertragsentwürfe sind als Word-Dokumente angehängt.”

Stellen Sie sicher, dass die Dateinamen aussagekräftig sind und dass die Dateien im richtigen Format vorliegen (z.B. PDF für Dokumente, JPEG für Bilder). Vermeiden Sie es, zu große Dateien anzuhängen, da dies die E-Mail-Übertragung verlangsamen oder sogar verhindern kann. Nutzen Sie in diesem Fall einen File-Sharing-Dienst und fügen Sie den Link in die E-Mail ein.

Der Schluss: Freundlichkeit und Unterstützung

Der Schluss der E-Mail sollte freundlich und professionell sein. Bedanken Sie sich beim Empfänger für seine Zeit und bieten Sie Ihre Unterstützung an, falls er Fragen hat. Hier sind einige Beispiele:

• “Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.”
• “Ich stehe Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.”
• “Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. Ich bin gespannt auf Ihre Meinung.”

Verabschieden Sie sich mit einer passenden Grußformel, je nach Formalität des Schreibens, wie:

• Mit freundlichen Grüßen,
• Freundliche Grüße,
• Beste Grüße,

Die Signatur: Ihre Visitenkarte

Die Signatur sollte Ihre vollständigen Kontaktdaten enthalten, damit der Empfänger Sie leicht erreichen kann. Eine professionelle Signatur sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Ihr vollständiger Name
• Ihre Position im Unternehmen
• Der Name des Unternehmens
• Ihre Telefonnummer
• Ihre E-Mail-Adresse
• Optional: Die Website des Unternehmens

Beispiel einer E-Mail zur Weiterleitung von Unterlagen

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail zur Weiterleitung von Bewerbungsunterlagen:

Betreff: Weiterleitung: Bewerbungsunterlagen Max Mustermann – Projektmanager

Sehr geehrte Frau Schmidt,

ich leite Ihnen die Bewerbungsunterlagen von Herrn Max Mustermann weiter, der sich auf die Stelle als Projektmanager in unserem Unternehmen beworben hat. Herr Mustermann verfügt über langjährige Erfahrung im Projektmanagement und hat in seinen vorherigen Positionen erfolgreich zahlreiche Projekte geleitet.

Im Anhang finden Sie seinen Lebenslauf, sein Anschreiben und seine Zeugnisse. Bitte prüfen Sie die Unterlagen und geben Sie mir bis zum [Datum] eine Rückmeldung, ob Sie Herrn Mustermann zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Unternehmen]

[Telefonnummer]

[E-Mail-Adresse]

Zusätzliche Tipps und Best Practices

• Sorgfalt: Überprüfen Sie die E-Mail vor dem Senden auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.
• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass Sie keine vertraulichen Informationen unverschlüsselt weiterleiten.
• Dateigröße: Begrenzen Sie die Größe der Anhänge, um Probleme bei der Übertragung zu vermeiden.
• Lesbarkeit: Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.
• Testen: Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass alles korrekt dargestellt wird.

Die Weiterleitung von Unterlagen per E-Mail ist eine wichtige Fähigkeit im modernen Arbeitsalltag. Indem Sie die oben genannten Tipps und Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails professionell, effizient und effektiv sind.