Excel Vorlage Rechnungsstellung Automatisch

Hier ist ein umfassender Leitfaden zur Erstellung und Nutzung einer Excel-Vorlage für die automatische Rechnungsstellung, angepasst an die spezifischen Anforderungen und Gepflogenheiten im deutschsprachigen Raum (Deutschland):

Die automatisierte Rechnungsstellung mit Excel ist für viele Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen eine effiziente und kostengünstige Lösung. Eine gut gestaltete Excel-Vorlage spart Zeit, minimiert Fehler und sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine solche Vorlage erstellen oder anpassen können, welche Aspekte wichtig sind und welche Funktionen Sie nutzen sollten.

Grundlagen der Rechnungsstellung in Deutschland

Bevor wir uns der Excel-Vorlage widmen, ist es wichtig, die grundlegenden Anforderungen an eine Rechnung in Deutschland zu kennen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers: Ihr Name oder Firmenname und Ihre vollständige Anschrift.
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers: Name oder Firmenname und vollständige Anschrift des Kunden.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID): Ihre Steuernummer oder USt-ID. Die USt-ID ist für Rechnungen an Unternehmen innerhalb der EU obligatorisch (Reverse-Charge-Verfahren).
• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer.
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung: Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung: Genaue Angaben zu Menge und Art der Waren oder zum Umfang und Art der Dienstleistung.
• Einzelpreis und Gesamtpreis: Der Preis pro Einheit und der Gesamtpreis für jede Position.
• Nettobetrag: Der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer.
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag: Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (z.B. 19% oder 7%) und der daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag.
• Bruttobetrag: Der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.
• Zahlungsbedingungen: Angaben zur Fälligkeit der Rechnung und den akzeptierten Zahlungsarten.
• Bankverbindung: Ihre Bankverbindung für die Überweisung.

Aufbau der Excel-Vorlage

Wir erstellen eine Excel-Vorlage, die diese Anforderungen berücksichtigt:

1. Kopfzeile (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger)

In der Kopfzeile platzieren wir:

• Firmenlogo (optional): Fügen Sie Ihr Firmenlogo in die obere linke Ecke ein.
• Ihre Firmendaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Rechnungsempfänger: Name, Anschrift des Kunden.

2. Rechnungsdetails

Dieser Bereich enthält wichtige Informationen zur Rechnung selbst:

• Rechnungsnummer: Automatisch generiert (siehe unten).
• Rechnungsdatum: Das aktuelle Datum (automatisch oder manuell).
• Kundennummer (optional): Wenn Sie Kunden eindeutig identifizieren.
• Leistungsdatum/Zeitraum: Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.

3. Positionen (Leistungsbeschreibung)

Hier werden die einzelnen Leistungen oder Produkte aufgeführt:

Pos.	Beschreibung	Menge	Einheit	Einzelpreis (Netto)	Gesamtpreis (Netto)
1	Dienstleistung A	10	Stunden	50,00 €	500,00 €
2	Produkt B	2	Stück	100,00 €	200,00 €

Wichtige Spalten:

• Pos.: Laufende Nummer der Position.
• Beschreibung: Genaue Beschreibung der Leistung oder des Produkts.
• Menge: Anzahl der Einheiten.
• Einheit: Z.B. Stunden, Stück, etc.
• Einzelpreis (Netto): Preis pro Einheit ohne Umsatzsteuer.
• Gesamtpreis (Netto): `=Menge * Einzelpreis` (Excel-Formel).

4. Zusammenfassung

Dieser Bereich fasst die Rechnung zusammen:

• Zwischensumme (Netto): Summe aller Gesamtpreise (Netto). `=SUMME(Spalte mit Gesamtpreisen Netto)` (Excel-Formel).
• Umsatzsteuer: Berechnung der Umsatzsteuer. `=Zwischensumme * Umsatzsteuersatz` (Excel-Formel). Stellen Sie sicher, dass der Umsatzsteuersatz (z.B. 19% oder 7%) konfigurierbar ist.
• Bruttobetrag: Summe aus Zwischensumme und Umsatzsteuer. `=Zwischensumme + Umsatzsteuer` (Excel-Formel).

5. Zahlungsbedingungen und Bankverbindung

Am Ende der Rechnung geben Sie an:

• Zahlungsziel: Z.B. “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug”.
• Bankverbindung: Name der Bank, IBAN, BIC.
• Hinweis: Optionale Hinweise, z.B. “Vielen Dank für Ihren Auftrag!” oder Informationen zu Skonto.

Automatisierung mit Excel-Funktionen

Die eigentliche Stärke der Excel-Vorlage liegt in der Automatisierung. Hier sind einige nützliche Funktionen:

1. Rechnungsnummer-Generator

Erstellen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer mit folgender Formel (angenommen, die letzte Rechnungsnummer steht in Zelle A1):

`=WENN(ISTLEER(A1);1;A1+1)`

Diese Formel prüft, ob die Zelle A1 leer ist. Wenn ja, beginnt die Rechnungsnummer bei 1. Andernfalls wird die vorherige Rechnungsnummer um 1 erhöht. Speichern Sie die Rechnungsnummer nach jeder Erstellung einer Rechnung in Zelle A1, um die fortlaufende Nummerierung zu gewährleisten. Eine robustere Lösung wäre die Nutzung einer separaten Tabelle für die Rechnungsnummern, um versehentliches Überschreiben zu vermeiden.

2. Datumsfunktionen

Verwenden Sie die Funktion `HEUTE()`, um das aktuelle Datum automatisch in das Rechnungsdatum einzufügen.

`=HEUTE()`

Formatieren Sie die Zelle entsprechend Ihren Bedürfnissen (z.B. TT.MM.JJJJ).

3. Dropdown-Listen für Kunden und Leistungen

Erstellen Sie separate Tabellen mit Ihren Kunden und Standardleistungen. Verwenden Sie die Datenvalidierung, um Dropdown-Listen in den Rechnungszellen zu erstellen. Dies erleichtert die Auswahl und minimiert Tippfehler.

1. Kundenliste: Erstellen Sie ein neues Tabellenblatt mit einer Liste Ihrer Kunden (Name, Adresse, Kundennummer etc.).
2. Leistungsliste: Erstellen Sie ein weiteres Tabellenblatt mit einer Liste Ihrer Standardleistungen (Beschreibung, Preis etc.).
3. Datenvalidierung: Wählen Sie die Zelle in Ihrer Rechnungsvorlage aus, in der der Kundenname eingegeben werden soll. Gehen Sie zu “Daten” -> “Datenüberprüfung”. Wählen Sie “Liste” als Zulassungskriterium und geben Sie den Zellbereich Ihrer Kundenliste als Quelle an (z.B. `=Kunden!$A$1:$A$10`).
4. Wiederholen Sie den Vorgang für die Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Verwenden Sie `SVERWEIS` (siehe unten), um den Einzelpreis automatisch aus der Leistungsliste zu übernehmen, sobald die Leistungsbeschreibung ausgewählt wurde.

4. SVERWEIS (VLOOKUP) für Preise und Beschreibungen

`SVERWEIS` (VLOOKUP) ist eine leistungsstarke Funktion, um Informationen aus anderen Tabellenblättern basierend auf einem Suchkriterium abzurufen. Beispielsweise können Sie den Einzelpreis einer Leistung automatisch aus der Leistungsliste abrufen, sobald die Leistungsbeschreibung ausgewählt wurde.

Beispiel: Angenommen, die Leistungsbeschreibung wird in Zelle B2 ausgewählt. Die Leistungsliste befindet sich im Tabellenblatt “Leistungen” und die Beschreibung befindet sich in Spalte A, der Einzelpreis in Spalte B. Die Formel in der Zelle für den Einzelpreis (z.B. E2) wäre:

`=SVERWEIS(B2;Leistungen!$A:$B;2;FALSCH)`

Erläuterung:

• `B2`: Suchkriterium (die ausgewählte Leistungsbeschreibung).
• `Leistungen!$A:$B`: Suchbereich (Spalten A und B im Tabellenblatt “Leistungen”).
• `2`: Die Spalte, aus der der Wert zurückgegeben werden soll (Spalte B, die den Einzelpreis enthält).
• `FALSCH`: Gibt eine exakte Übereinstimmung an.

5. Formatierung

Eine professionell formatierte Rechnung hinterlässt einen guten Eindruck. Verwenden Sie Formatvorlagen, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten. Passen Sie Schriftarten, Farben und Rahmen an Ihr Corporate Design an.

6. Schutz des Arbeitsblatts

Schützen Sie die Formeln und wichtigen Bereiche des Arbeitsblatts, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Gehen Sie zu “Überprüfen” -> “Blatt schützen”.

Zusätzliche Tipps

• Sichern Sie Ihre Vorlage regelmäßig: Erstellen Sie Backups Ihrer Vorlage, um Datenverlust zu vermeiden.
• Testen Sie Ihre Vorlage: Erstellen Sie Testrechnungen, um sicherzustellen, dass alle Berechnungen korrekt sind.
• Anpassung an Kleinunternehmerregelung: Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen Sie dies auf der Rechnung angeben: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.” Entfernen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuerberechnung aus der Vorlage.
• GoBD-Konformität: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungsstellung GoBD-konform ist (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Dies bedeutet unter anderem, dass Rechnungen revisionssicher archiviert werden müssen. Excel alleine ist dafür nicht ausreichend. Erwägen Sie die Verwendung einer zusätzlichen Software zur Archivierung.
• Cloud-Speicher: Speichern Sie Ihre Vorlage in der Cloud (z.B. OneDrive, Google Drive), um von überall darauf zugreifen zu können.

Fazit

Eine Excel-Vorlage für die automatische Rechnungsstellung ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen jeder Größe. Durch die Automatisierung wichtiger Aufgaben, die Minimierung von Fehlern und die Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbilds können Sie Ihre Rechnungsstellung effizienter gestalten. Passen Sie die Vorlage an Ihre individuellen Bedürfnisse an und achten Sie auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.