Datenschutzerklärung Vorlage DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Anforderungen an Datenschutzerklärungen erheblich erhöht. Eine professionelle und aktuelle Datenschutzerklärung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern schafft auch Vertrauen bei Ihren Nutzern. Dieser Artikel beleuchtet die wesentlichen Aspekte einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung und bietet eine Vorlage als Orientierungshilfe. Bitte beachten Sie: Diese Vorlage dient als Ausgangspunkt und muss individuell an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Datenverarbeitungen angepasst werden. Eine Rechtsberatung ist unerlässlich.

Warum ist eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung notwendig?

Eine Datenschutzerklärung informiert Nutzer transparent darüber, welche personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und ein wesentlicher Faktor für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen gemäß Kapitel III DSGVO. Fehlt eine Datenschutzerklärung oder ist sie fehlerhaft, drohen Abmahnungen und hohe Bußgelder.

Die Datenschutzerklärung erfüllt folgende Zwecke:

• Transparenz: Sie informiert die Nutzer klar und verständlich über die Datenverarbeitung.
• Rechenschaftspflicht: Sie dokumentiert die Einhaltung der DSGVO.
• Vertrauen: Sie stärkt das Vertrauen der Nutzer in Ihr Unternehmen.
• Rechtssicherheit: Sie minimiert das Risiko von Abmahnungen und Bußgeldern.

Bestandteile einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung

Eine vollständige Datenschutzerklärung sollte folgende Elemente enthalten:

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Nennen Sie den vollständigen Namen (Firma, Organisation, etc.) und die Kontaktdaten des Verantwortlichen (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), der für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sind auch dessen Kontaktdaten anzugeben.

Beispiel: Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Max Mustermann GmbH
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 01234/56789
E-Mail: info@musterfirma.de

Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten]

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Beschreiben Sie detailliert, zu welchen Zwecken Sie die personenbezogenen Daten verarbeiten. Die Zwecke müssen konkret, legitim und im Voraus festgelegt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Allgemeine Formulierungen sind unzureichend.

Beispiele:

• Bearbeitung von Bestellungen
• Versand von Newslettern
• Personalisierung der Website
• Bereitstellung von Kunden-Support
• Verbesserung der Website-Funktionalität
• Durchführung von Marketingmaßnahmen
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nennen Sie die Rechtsgrundlagen, auf denen die Datenverarbeitung basiert. Die DSGVO kennt verschiedene Rechtsgrundlagen, die jeweils spezifische Voraussetzungen haben (Art. 6 DSGVO). Die häufigsten sind:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn der Nutzer freiwillig, informiert und eindeutig in die Datenverarbeitung eingewilligt hat.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit dem Nutzer erforderlich ist.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wenn die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Nutzers nicht überwiegen.

Geben Sie für jeden Zweck der Datenverarbeitung die passende Rechtsgrundlage an.

Beispiele:

• Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung Ihrer Bestellung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Der Versand unseres Newsletters erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

Listen Sie die Kategorien der personenbezogenen Daten auf, die Sie verarbeiten. Seien Sie dabei so konkret wie möglich.

Beispiele:

• Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, etc.)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.)
• Bestelldaten (bestellte Produkte, Lieferadresse, Zahlungsdaten, etc.)
• Nutzungsdaten (IP-Adresse, besuchte Seiten, Klicks, etc.)
• Standortdaten

5. Empfänger der Daten

Geben Sie an, an welche Empfänger oder Kategorien von Empfängern die Daten weitergegeben werden. Das können z.B. Dienstleister, Zahlungsanbieter, Versandunternehmen oder Behörden sein.

Beispiele:

• Zahlungsdienstleister (z.B. PayPal, Kreditkartenunternehmen)
• Versanddienstleister (z.B. DHL, Hermes)
• Hosting-Provider
• Marketing-Agenturen
• Behörden (z.B. Finanzamt)

Wenn Daten in Drittländer (außerhalb der EU/EWR) übermittelt werden, müssen Sie dies ebenfalls angeben und die geeigneten Garantien für den Schutz der Daten darlegen (z.B. Standardvertragsklauseln).

6. Speicherdauer

Geben Sie an, wie lange die Daten gespeichert werden. Wenn dies nicht möglich ist, nennen Sie die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO). Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Beispiele:

• Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie für die Erreichung der genannten Zwecke erforderlich sind.
• Bestelldaten werden aufgrund steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten für 10 Jahre gespeichert.
• Daten, die im Rahmen der Newsletter-Anmeldung erhoben werden, werden so lange gespeichert, bis Sie sich vom Newsletter abmelden.

7. Rechte der betroffenen Personen

Informieren Sie die Nutzer über ihre Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO). Dazu gehören:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Das Recht, Auskunft über die verarbeiteten Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) (“Recht auf Vergessenwerden”): Das Recht, die Löschung der Daten zu verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Das Recht, die Verarbeitung der Daten einzuschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Das Recht, die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Das Recht, gegen die Verarbeitung der Daten Widerspruch einzulegen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Geben Sie an, wie die Nutzer ihre Rechte ausüben können (z.B. per E-Mail an die oben genannte Adresse). Verweisen Sie auf die zuständige Aufsichtsbehörde (in Deutschland ist dies der Landesdatenschutzbeauftragte des jeweiligen Bundeslandes).

8. Informationen über Cookies und Tracking-Technologien

Wenn Sie Cookies oder andere Tracking-Technologien einsetzen, müssen Sie dies in der Datenschutzerklärung detailliert beschreiben. Erläutern Sie, welche Arten von Cookies verwendet werden (z.B. Session-Cookies, Tracking-Cookies), zu welchen Zwecken (z.B. Analyse, Marketing) und wie die Nutzer die Verwendung von Cookies deaktivieren oder ihre Cookie-Einstellungen ändern können. Verlinken Sie auf Ihre Cookie-Richtlinie.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Weisen Sie darauf hin, dass die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisiert werden kann und empfehlen Sie den Nutzern, die Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen.

10. Spezifische Datenverarbeitungen (Beispiele)

Je nach Art Ihres Geschäftsmodells und der Daten, die Sie verarbeiten, müssen Sie möglicherweise weitere spezifische Informationen in die Datenschutzerklärung aufnehmen. Hier einige Beispiele:

• Social Media Plugins: Wenn Sie Social Media Plugins (z.B. Facebook Like Button, Twitter Tweet Button) verwenden, müssen Sie die Nutzer über die Datenübertragung an die Social Media Anbieter informieren.
• Google Analytics: Wenn Sie Google Analytics einsetzen, müssen Sie die Nutzer darüber informieren und darauf hinweisen, dass sie die Datenerfassung durch Google Analytics deaktivieren können.
• Web Fonts: Wenn Sie Web Fonts von Google oder anderen Anbietern verwenden, müssen Sie die Nutzer über die Datenübertragung an den Anbieter informieren.
• Kontaktformular: Beschreiben Sie, welche Daten Sie über das Kontaktformular erheben und wie Sie diese verarbeiten.
• Bewerbungsverfahren: Wenn Sie Bewerbungen online entgegennehmen, müssen Sie die Bewerber über die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens informieren.

Vorlage Datenschutzerklärung (Auszug)

Hinweis: Diese Vorlage dient nur als Orientierungshilfe und muss individuell angepasst werden. Eine Rechtsberatung ist unerlässlich.

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Im Folgenden informieren wir Sie ausführlich über die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website.

1. Verantwortlicher

[Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen]

2. Datenschutzbeauftragter

[Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden)]

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• [Zweck 1] (Rechtsgrundlage: [z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)])
• [Zweck 2] (Rechtsgrundlage: [z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)])
• [Zweck 3] (Rechtsgrundlage: [z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)])

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• [Kategorie 1]
• [Kategorie 2]
• [Kategorie 3]

5. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden an folgende Empfänger weitergegeben:

• [Empfänger 1]
• [Empfänger 2]
• [Empfänger 3]

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten für folgende Dauer:

• [Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer]

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

[Kontaktdaten]

8. Cookies und Tracking-Technologien

[Ausführliche Informationen über die Verwendung von Cookies und Tracking-Technologien]

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website.

Fazit

Die Erstellung einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und individuelle Anpassung erfordert. Nutzen Sie die hier dargestellte Vorlage als Ausgangspunkt, aber lassen Sie sich unbedingt rechtlich beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzerklärung den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und Ihre spezifischen Datenverarbeitungsprozesse korrekt abbildet. Eine transparente und verständliche Datenschutzerklärung ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Beitrag zum Aufbau von Vertrauen bei Ihren Nutzern.