Geschäftliche E-Mail schreiben: Muster und Tipps

Eine professionelle und gut formulierte E-Mail ist in der Geschäftswelt unerlässlich. Sie ist oft der erste Eindruck, den Sie bei potenziellen Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen hinterlassen. Dieser Artikel bietet Ihnen Muster und Tipps, um überzeugende und effektive geschäftliche E-Mails auf Deutsch zu schreiben.

Grundlegende Elemente einer professionellen E-Mail

Bevor wir uns konkreten Mustern widmen, ist es wichtig, die grundlegenden Elemente einer professionellen E-Mail zu verstehen:

• Betreffzeile: Klar, prägnant und informativ. Sie sollte den Inhalt der E-Mail kurz zusammenfassen und das Interesse des Empfängers wecken.
• Anrede: Formell und höflich. Die Wahl der Anrede hängt von der Beziehung zum Empfänger ab.
• Einleitung: Fassen Sie den Zweck Ihrer E-Mail kurz zusammen.
• Hauptteil: Beschreiben Sie Ihr Anliegen detailliert und präzise. Verwenden Sie klare und verständliche Sprache.
• Schluss: Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen, nennen Sie die gewünschten nächsten Schritte und bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit.
• Grußformel: Höflich und dem Anlass entsprechend.
• Signatur: Vollständige Kontaktdaten (Name, Position, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

Muster für verschiedene Geschäftliche E-Mails

Hier sind einige Muster für verschiedene geschäftliche E-Mail-Szenarien:

1. Anfrage

Betreff: Anfrage zu [Produkt/Dienstleistung] von [Ihre Firma]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

wir sind [Ihre Firma], ein Unternehmen, das sich auf [Branche/Tätigkeit] spezialisiert hat. Wir haben Ihr Unternehmen auf [Quelle] entdeckt und sind sehr beeindruckt von [Produkt/Dienstleistung].

Wir interessieren uns besonders für [spezifisches Produkt/Dienstleistung] und möchten Sie bitten, uns weitere Informationen, wie z.B. eine Preisliste und Lieferbedingungen, zukommen zu lassen.

Gerne stehen wir Ihnen für ein persönliches Gespräch zur Verfügung, um unsere Anforderungen genauer zu erläutern. Sie erreichen uns telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse].

Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Firma]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]

2. Angebot

Betreff: Angebot für [Produkt/Dienstleistung] – [Ihre Firma]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum] bezüglich [Produkt/Dienstleistung]. Gerne senden wir Ihnen hiermit unser Angebot:

[Detaillierte Beschreibung des Angebots mit Preisangaben, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsdauer]

Wir sind davon überzeugt, dass unser Angebot Ihren Anforderungen entspricht und freuen uns darauf, Sie als Kunden begrüßen zu dürfen.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse].

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Firma]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]

3. Terminvereinbarung

Betreff: Terminvorschlag für ein Gespräch

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

im Anschluss an unser Telefonat vom [Datum] möchte ich Ihnen hiermit einige Terminvorschläge für ein persönliches Gespräch unterbreiten:

• [Datum] um [Uhrzeit]
• [Datum] um [Uhrzeit]
• [Datum] um [Uhrzeit]

Bitte teilen Sie uns mit, welcher Termin Ihnen am besten passt. Alternativ können Sie uns auch einen anderen Terminvorschlag zukommen lassen.

Das Gespräch kann entweder in Ihren Räumlichkeiten, in unseren Räumlichkeiten oder auch virtuell stattfinden.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Firma]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]

4. Beschwerde

Betreff: Beschwerde bezüglich [Produkt/Dienstleistung] – Auftragsnummer [Auftragsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit möchten wir uns über [Produkt/Dienstleistung] mit der Auftragsnummer [Auftragsnummer] beschweren. Am [Datum] haben wir [Produkt/Dienstleistung] erhalten/in Anspruch genommen und sind mit [Problem] unzufrieden.

[Detaillierte Beschreibung des Problems mit konkreten Beispielen]

Wir fordern [gewünschte Lösung, z.B. Nachbesserung, Rückerstattung, Entschädigung].

Bitte setzen Sie sich schnellstmöglich mit uns in Verbindung, um eine Lösung für dieses Problem zu finden. Sie erreichen uns telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse].

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Firma]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]

5. Bestätigung

Betreff: Bestätigung Ihrer Bestellung/Anmeldung

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

wir bestätigen hiermit den Eingang Ihrer Bestellung/Anmeldung vom [Datum] für [Produkt/Dienstleistung].

[Detaillierte Informationen zur Bestellung/Anmeldung, z.B. Artikelnummer, Menge, Preis, Lieferadresse]

Die Lieferung/Durchführung erfolgt voraussichtlich am [Datum].

Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse].

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Firma]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse]

Zusätzliche Tipps für professionelle E-Mails

• Rechtschreibung und Grammatik: Überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig auf Fehler. Nutzen Sie eine Rechtschreibprüfung und lesen Sie die E-Mail vor dem Versenden noch einmal durch.
• Ton: Achten Sie auf einen professionellen und höflichen Ton. Vermeiden Sie Umgangssprache oder Abkürzungen.
• Klarheit und Präzision: Formulieren Sie Ihre Aussagen klar und präzise. Vermeiden Sie unnötige Informationen oder komplizierte Sätze.
• Formatierung: Verwenden Sie eine übersichtliche Formatierung mit Absätzen und Aufzählungszeichen.
• Anhänge: Fügen Sie nur relevante Anhänge hinzu und nennen Sie diese sinnvoll.
• Antwortzeit: Bemühen Sie sich, E-Mails zeitnah zu beantworten. Auch eine kurze Eingangsbestätigung kann sinnvoll sein.
• CC und BCC: Verwenden Sie CC (Carbon Copy) nur für Personen, die die E-Mail zur Information erhalten sollen. Verwenden Sie BCC (Blind Carbon Copy), um die E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, ohne dass diese die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sehen können.

Die richtige Anrede wählen

Die Wahl der richtigen Anrede ist entscheidend für den ersten Eindruck. Hier sind einige Beispiele:

• Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]: Standardanrede für formelle E-Mails.
• Guten Tag Frau/Herr [Nachname]: Etwas weniger formell, aber immer noch höflich.
• Sehr geehrte Damen und Herren: Wenn Sie den Namen des Ansprechpartners nicht kennen.
• Hallo Frau/Herr [Nachname]: Nur verwenden, wenn Sie bereits eine gute Geschäftsbeziehung zum Empfänger haben.
• Hallo [Vorname]: Nur verwenden, wenn Sie per Du sind.

Die passende Grußformel finden

Auch die Grußformel sollte dem Anlass entsprechen. Hier einige Beispiele:

• Mit freundlichen Grüßen: Standardgrußformel für formelle E-Mails.
• Freundliche Grüße: Etwas weniger formell, aber immer noch höflich.
• Mit freundlichem Gruß: Kurz und prägnant.
• Beste Grüße: Nur verwenden, wenn Sie bereits eine gute Geschäftsbeziehung zum Empfänger haben.
• Viele Grüße: Nur verwenden, wenn Sie per Du sind.

Indem Sie diese Muster und Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre geschäftlichen E-Mails professionell, klar und effektiv sind und einen positiven Eindruck hinterlassen. Denken Sie daran, Ihre E-Mails immer sorgfältig zu prüfen und an den jeweiligen Empfänger und die jeweilige Situation anzupassen.