Kassenblatt Muster – 2 Was kommt rein? – Registrierkasse 1. Tagesumsatz Tagesumsatz muss nach 7% und 19% Umsatzsteuer gesondert erfasst werden. An den Kassen ist der Ausdruck eines Z-Kontos für den gesamten Tag erforderlich. Er muss mindestens folgende Angaben enthalten: » Name und Anschrift Ihres Unternehmens » Aktuelles Datum » Gesamtbruttobetrag » Sh-Zähler » Gelöschter Speicher Der Tagesgesamtbon ist für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung von grundlegender Bedeutung. Erfüllt es die Mindestbedingungen nicht, ist Z-Nr. nicht durchgehend ist oder ganz fehlt, verfügt die Buchführung nicht über die erforderlichen Nachweise. Siehe Z-BON MUSTER im Anhang. 2. Tägliche Quittungen werden zur Bank gebracht. Diese Transaktion müssen Sie als Kassiererausgabe betrachten, weil Sie Geld von der Kasse in Ihre Brieftasche stecken und es zur Bank bringen. Auf Ihrem Kontoauszug ausgewiesen – derselbe Betrag wird als Anzahlung reserviert. 3. Kundenzahlungen per Kreditkarte Im Zeitalter des bargeldlosen Zahlungsverkehrs wird es immer üblicher, dass Kunden per Kreditkarte bezahlen. Was passiert an Ihrer Kasse? Diese Zahlung wird als Einkommen in das Tageseinkommen eingerechnet. Aber Sie haben das Geld nicht in Ihrer Kasse, weil Ihr Kreditkartenunternehmen es einige Tage später auf Ihr Bankkonto überweist. Daher müssen Sie Kreditkartenzahlungen an der Kasse als Ausgabe berücksichtigen. 4. Geld wird hinterlegt (nicht bei der GmbH) Private Einlagen oder Wechseleinlagen sind in der Staatskasse als Einkommen zu behandeln. Private Stellen können nicht für Unternehmen reserviert werden. 5. Das Geld wird privat (nicht von der GmbH) eingezogen. Da ist Bargeldeingabe ein Problem. 6. Ausgaben, die Sie z. B. an Ihren Geldlieferanten zahlen, Briefmarken oder Schreibwaren kaufen. Rechnungen oder Quittungen sollten an der Kasse als Ausgaben behandelt werden.
3 Wie verwalten Sie die Rechnungsstellung richtig? Grundregeln Tägliches Arbeiten mit der Kasse Dazu sollte täglich ein schriftliches Kassenprotokoll erstellt werden, wenn keine Z-Konten oder Kassen vorhanden sind. Die Kassenabrechnung dokumentiert diese Berechnungsschritte und ermöglicht Ihnen deren Überprüfung. Ein Kassenbuch ersetzt keine Kassenabrechnung, auch wenn das Inventar in einer eigenen Spalte aufgeführt ist. Einen Musterkassenbericht finden Sie im Anhang.» Kassendefizite sind tabu, das heißt, man muss täglich prüfen, ob die Einnahmen die Ausgaben decken. Sie können z. B. nicht minus 20,00 Euro in Ihre Kasse einzahlen! Du kannst nicht weniger als nichts im Portemonnaie haben.“ Einzelmeldung ist Pflicht Du musst deine Tageseinnahmen separat nach Umsatzsteuersatz melden. Das Finanzamt erkennt die kumulierten Tageseinnahmen nicht in Monatssummen an. Es muss mit dem abgeglichen werden Kassierer.“ Der Kassierer muss arbeitsfähig sein. Sachverständiger (Revisor) muss in der Lage sein, die Aufzeichnungen in der Kasse mit dem tatsächlichen Kassenbestand mindestens zu Beginn oder am Ende des Arbeitstages zu überprüfen.» Registrierkassen/Computerkassen Sie müssen die Tagessummenabrechnung ausdrucken (siehe Anlage) Sonstige Voranschläge wie Warengruppenberichte etc. stellen keine Abrechnungsgrundlage dar. Aber: Werden sie ausgedruckt oder gespeichert, müssen sie aufbewahrt werden und werden es auch Der Steuerdienst kann künftig sogar Daten aus Computerregistern von Dateninhabern anfordern. Die gesetzliche Grundlage dafür besteht seit 2002. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Programmierung der Kasse.» Mehrere Fiskalkassen Geldtransfers zwischen mehreren Kassen müssen buchhalterisch erfasst werden, da sonst kein Abgleich möglich wäre. Erfolgt kein konsistenter Abgleich zwischen Ist-Kasse und Soll-Kasse, enthält die Buchhaltung einen Systemfehler.
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4 Wie verwaltet man die Rechnungsstellung richtig? Grundregeln Chronologische Reihenfolge beachten Für die Erfassung der täglichen Bargeldbewegungen bedeutet dies, dass diese am Tag des Geldeingangs erfasst werden und dieser Tag auf dem Konto ersichtlich ist. Geschäftsvorfälle sollten in chronologischer Reihenfolge, also nach Tagen, erfasst werden, um das Risiko von Fehlerquellen zu vermeiden.» Elektronisches Kassenbuch Wenn Sie eine Kassensoftware verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass das Programm über ein Zertifikat verfügt, das seine Korrektheit nachweist. Reine Excel-Tabellen werden grundsätzlich nicht als Kassenbücher anerkannt, da nachträgliche Änderungen nicht nachvollziehbar dokumentiert werden. Was sieht der Prüfer? Fehlerquellen Es gibt bestimmte Hinweise, die Prüfer alarmieren. Ob aufgrund einer negativen Kasse, fehlender Registrierungsmöglichkeit oder fehlender Konten. Das Kassenbuch entspricht dann nicht einer ordnungsgemäßen Buchführung und wird rausgeschmissen, d.h. so als ob es gar nicht geführt würde. Dies gibt dem Finanzamt die Möglichkeit, Einkünfte hinzuzurechnen oder andere Berechnungsmethoden anzuwenden. Was letztlich zur Umkehrbesteuerung führt. Vermeiden Sie daher folgende Fehlerquellen: » Hohe private Einlagen zur Deckung des Kassendefizits » Kassendefizit » Falsche oder verspätete Eingaben » Z-Kontonummern funktionieren nicht » Fehlende Z-Konten aus Geschäftsöffnungstagen » Vielleicht ein sehr einheitlicher Brief an Brief (allerdings schwaches Argument Finanzamt) » Der Preis der Ware stimmt nicht » Unveröffentlichte Belege werden erst mit dem Jahresabschluss veröffentlicht.
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5 Praxisbeispiel Zählprotokoll Banknoten/Münzen Datum: Gesamtbetrag 100,00 III 150,00 20,00 IIII 80,00 10,00 IIII IIII III III III III III III 280,00 5,00 IIII IIII IIII III III III III III III0 III0 III0. 1,00 IIII IIII IIII IIII III III III III III III IIIIIII 40,00 0,50 IIIIIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII 19,50 0,20 IIIIIII IIII IIII III II II 7,40 0 tagsüber Benzin +50,00 Büromaterial +20,00 Persönliche Auszahlung +0,00 Bankkonto Einzahlung +150,00 Zwischensumme: 1.049,45 Bareinzahlung in Kasse (Bank) – 0,00 Persönliche Einzahlung – 0,00 Kassenendstand vom Vortag, 5-Tages-Umsatz = 5-Tages-Umsatz, Banknote +709,00)
6 Beispiel 2: Z-Bon Mustermann GmbH Offenburg Jahresabschluss Tageskasse brutto I 250,00 brutto gesamt 250,00 inkl. MwSt. 7% 3, 27 Inkl. MwSt. 19 % 31,93 MwSt. gesamt 35,20 netto 7 % 46,73 netto 19 % 168,07 netto gesamt 214,80 Saldo 250,00 Zuschlag 250,00 Bargeld 250,00 Scheck/Kreditkarte Nr. 54 Von Schalter 45 Kassierer Firma: Blumenhandel Musterman Blattnummer: 1 Monat: Januar Jahr: 2012 Datum Quittungen Ausgaben Kontotext (korrektes Etikett) Kein Kassenbestand Vortag Tageseinnahmen 19% Tageseinnahmen 7% Einzahlung auf Handelsbank Büromaterial Benzin Total (Ende Kasse) Einnahmen Anfangs-/Endsumme
7 Zählbericht Firma: Banknoten/Münzen Datum: Gesamtbetrag 500,00 200,00 100,00 50,00 20,00 10,00 5,00 2,00 1,00 0,50 0,20 50, , 2 0,01 Summe:
8 Kassenabrechnung Firma: Datum: Kassenbestand bei Geschäftsabschluss (durch Saldierung) Geschäftsausgaben tagsüber Bezeichnung: Betrag: Privatentnahme Bankkontoeinzahlung Zwischensumme: Bareinzahlung bei der Kasse (Bank) Privateinzahlung Kassenabschluss der Vortag Täglicher Bargeldumsatz ( = Kasseneingang)
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9 Banknote Firma: Monat: Jahr: Nr. Blatt: Datum Einnahmen Ausgaben Inv.-Nr.
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Robert-Bosch-ul. 20 64293 Darmstadt Postanschrift: Postfach 100 417 64204 Darmstadt Telefon: 06151-9183642 Fax: 06151-9183641 E-Mail: kanzlei@sibildecker.de Homepage: www.sibildeckered.de
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