Lieferschein Vorlage Excel: Kostenlos und professionell

Ein Lieferschein ist ein wichtiges Dokument im Warenverkehr. Er begleitet die Lieferung und dient sowohl dem Absender als auch dem Empfänger als Nachweis über die gelieferten Waren und deren Menge. Eine gut gestaltete Lieferschein Vorlage kann den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen erheblich vereinfachen. Besonders beliebt und praktisch ist die Verwendung einer Lieferschein Vorlage in Excel. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die Vorteile, die Bestandteile und die Anwendung solcher Vorlagen.

Warum Excel für Lieferscheine?

Excel bietet sich aus verschiedenen Gründen als ideale Plattform für die Erstellung von Lieferscheinen an:

• Vertrautheit: Viele Unternehmen und Privatpersonen sind bereits mit Excel vertraut. Die Einarbeitungszeit ist daher minimal.
• Flexibilität: Excel ermöglicht eine hohe Flexibilität bei der Gestaltung der Vorlage. Sie können die Vorlage an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
• Automatisierung: Mit Formeln und Funktionen lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, z.B. die Berechnung von Summen oder die automatische Erstellung von fortlaufenden Nummern.
• Kosten: Excel ist in vielen Office-Paketen bereits enthalten, sodass keine zusätzlichen Kosten für spezielle Lieferschein-Software entstehen.
• Einfache Datenspeicherung: Excel ermöglicht die einfache Speicherung und Archivierung der Lieferscheindaten.

Die Bestandteile einer Lieferschein Vorlage

Eine professionelle Lieferschein Vorlage in Excel sollte die folgenden Elemente enthalten:

• Absenderinformationen:
  • Firmenname/Name
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • ggf. Logo
• Empfängerinformationen:
  • Firmenname/Name
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
• Lieferscheinnummer: Eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung des Lieferscheins.
• Datum: Das Datum der Ausstellung des Lieferscheins.
• Bestellnummer (optional): Bezugnahme auf die zugehörige Bestellung.
• Lieferdatum (optional): Datum der tatsächlichen Lieferung.
• Artikelauflistung:
  • Artikelnummer
  • Artikelbezeichnung
  • Menge
  • ggf. Einheit (z.B. Stück, kg, Liter)
• Kommentare (optional): Platz für zusätzliche Informationen oder Anmerkungen.
• Unterschrift (optional): Platz für die Unterschrift des Absenders und Empfängers.

Kostenlose Excel Vorlagen finden

Im Internet gibt es zahlreiche Quellen für kostenlose Lieferschein Vorlagen für Excel. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

• Übersichtlichkeit: Die Vorlage sollte übersichtlich und leicht verständlich sein.
• Anpassbarkeit: Die Vorlage sollte an Ihre Bedürfnisse anpassbar sein.
• Professionalität: Die Vorlage sollte professionell gestaltet sein und einen guten Eindruck hinterlassen.
• Keine versteckten Makros: Überprüfen Sie, ob die Vorlage keine versteckten Makros enthält, die Schadsoftware enthalten könnten.
• Datenvalidierung: Achten Sie darauf, dass die Vorlage ggf. Datenvalidierung verwendet, um Fehler bei der Eingabe zu vermeiden.

Einige empfehlenswerte Quellen für kostenlose Vorlagen sind:

• Microsoft Office Vorlagen: Microsoft bietet eine große Auswahl an kostenlosen Vorlagen für verschiedene Zwecke, darunter auch Lieferscheine.
• Online-Portale für Vorlagen: Es gibt zahlreiche Online-Portale, die sich auf die Bereitstellung von Vorlagen spezialisiert haben. Suchen Sie einfach nach “Lieferschein Vorlage Excel kostenlos”.
• Blogs und Foren: Viele Blogs und Foren bieten ebenfalls kostenlose Vorlagen an.

Anpassung einer Lieferschein Vorlage

Nachdem Sie eine passende Vorlage gefunden haben, sollten Sie diese an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Hier einige Tipps:

• Firmenlogo einfügen: Fügen Sie Ihr Firmenlogo in die Vorlage ein, um den Lieferschein professioneller zu gestalten.
• Farben anpassen: Passen Sie die Farben der Vorlage an Ihr Corporate Design an.
• Schriftarten ändern: Wählen Sie gut lesbare Schriftarten.
• Spalten hinzufügen oder entfernen: Fügen Sie Spalten hinzu oder entfernen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen.
• Formeln einfügen: Fügen Sie Formeln ein, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Zum Beispiel können Sie eine Formel einfügen, die die Gesamtzahl der gelieferten Artikel berechnet.
• Datenvalidierung einrichten: Richten Sie Datenvalidierung ein, um Fehler bei der Eingabe zu vermeiden. Zum Beispiel können Sie eine Datenvalidierung einrichten, die nur Zahlen in die Spalte “Menge” zulässt.

Automatisierung mit Excel Formeln

Excel bietet zahlreiche Formeln und Funktionen, mit denen Sie die Erstellung von Lieferscheinen automatisieren können. Hier einige Beispiele:

• Fortlaufende Lieferscheinnummer: Verwenden Sie die Funktion `ZEILE()`, um eine fortlaufende Lieferscheinnummer zu generieren. Kombinieren Sie diese Funktion mit `TEXT()`, um die Nummer mit führenden Nullen zu versehen. Beispiel: `=TEXT(ZEILE()-1,”00000″)`. Diese Formel erzeugt eine fortlaufende Nummer ab 00001 in der zweiten Zeile.
• Aktuelles Datum: Verwenden Sie die Funktion `HEUTE()`, um das aktuelle Datum in den Lieferschein einzufügen.
• Bedingte Formatierung: Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um bestimmte Artikel hervorzuheben oder um Fehler in der Eingabe zu erkennen.
• Suchen und Ersetzen: Verwenden Sie die Funktion `SVERWEIS()` oder `XVERWEIS()`, um Artikelbezeichnungen und Preise automatisch aus einer Artikeldatenbank abzurufen, basierend auf der eingegebenen Artikelnummer. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.

Tipps für die Verwendung von Lieferschein Vorlagen

Hier noch einige Tipps für die effiziente Verwendung von Lieferschein Vorlagen in Excel:

• Erstellen Sie eine separate Datei für jede Lieferung: Speichern Sie jede erstellte Lieferschein als separate Datei, um die Übersicht zu behalten.
• Verwenden Sie eine klare Dateinamenkonvention: Verwenden Sie eine klare Dateinamenkonvention, um die Lieferscheine leicht wiederzufinden. Zum Beispiel: “Lieferschein_20231027_Kundenname.xlsx”.
• Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig: Sichern Sie Ihre Lieferscheindaten regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden.
• Überprüfen Sie die Lieferscheine sorgfältig: Überprüfen Sie die erstellten Lieferscheine sorgfältig auf Fehler, bevor Sie sie versenden.
• Archivieren Sie die Lieferscheine: Archivieren Sie die Lieferscheine nach der Lieferung, um sie bei Bedarf wiederfinden zu können.
• Nutzen Sie die Kommentarfunktion: Verwenden Sie die Kommentarfunktion in Excel, um zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zu den Lieferscheinen zu hinterlegen.

Fazit

Eine Lieferschein Vorlage in Excel ist ein nützliches Werkzeug, um den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen zu vereinfachen. Durch die Anpassung und Automatisierung der Vorlage können Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten, die Excel bietet, um Ihre Lieferscheinerstellung zu optimieren und professioneller zu gestalten. Eine gut gestaltete Lieferschein Vorlage trägt dazu bei, einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen und den Warenverkehr effizient abzuwickeln.